Stappenplan bij een annulering of een verplaatsing van sport, muziek en bedrijfsevenementen

Stappenplan bij een annulering of een verplaatsing van sport,
muziek en bedrijfsevenementen

(leestijd  8-10 minuten)

 

In de afgelopen dagen krijgen wij weer steeds meer vragen over de invloed van de ziekte COVID-19 (het coronavirus) op sport, muziek en overige evenementen en de juridische gevolgen van een annulering of verplaatsing van een evenement nu en na de periode 28 april/1 juni. In deze blog leggen wij uit hoe u hiermee juridisch kunt omgaan en geven wij een stappenplan voor de komende periode.

Noodmaatregelen bij samenkomsten en evenementen:

Er zijn op dit moment noodmaatregelen bepaald door de regering. Hoewel de regering de noodmaatregelen aankondigt, worden deze vervolgens vastgelegd in de noodverordeningen van de veiligheidsregio’s. Nederland heeft 25 veiligheidsregio’s. De noodmaatregelen tussen de diverse veiligheidsregio’s kunnen verschillen, maar heel groot zijn deze verschillen niet. In het algemeen is het volgende bepaald.

  • Samenkomsten zijn verboden tot in ieder geval 28 april 2020.
  • Alle evenementen met een vergunnings- en meldplicht, ook met minder dan 100 personen, zijn verboden tot 1 juni 2020.

Daarbij moet de kanttekening worden geplaatst dat de regering al heeft aangekondigd dat na 28 april of 1 juni 2020 niet alles gelijk “business as usual” zal zijn. Op 21 april 2020 wordt hierover meer bekend gemaakt.

In de noodverordeningen van de veiligheidsregio’s is in het algemeen het volgende opgenomen over samenkomsten en evenementen:

“1. Het is verboden om samenkomsten te laten plaatsvinden, te (laten) organiseren of te laten ontstaan, dan wel aan dergelijke samenkomsten deel te nemen.

2. Het eerste lid is niet van toepassing op de volgende samenkomsten, mits de aanwezigen te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon:

a. wettelijk verplichte samenkomsten, zoals vergaderingen van gemeenteraden, mits daarbij niet  meer dan honderd personen aanwezig zijn, alsook vergaderingen van de Staten-Generaal;
b. samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties, mits daarbij niet meer dan honderd personen aanwezig zijn;

c. uitvaarten en huwelijksvoltrekkingen, mits daarbij niet meer dan dertig personen aanwezig zijn;
d. samenkomsten waarbij het recht zijn godsdienst of levensovertuiging vrij te belijden als bedoeld in artikel 6 van de Grondwet wordt uitgeoefend, mits daarbij niet meer dan dertig personen aanwezig zijn.

3. Evenementen zijn tot 1 juni 2020 verboden.”

Daarbij gelden de volgende definities:

“Samenkomsten:
openbare samenkomsten en vermakelijkheden als bedoeld in artikel 174 van de Gemeentewet, samenkomsten in voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven, alsmede in vaartuigen, en samenkomsten buiten de publieke ruimte.”

“Evenement:
elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onderdeel g, van de Gemeentewet en betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; hieronder vallen mede, maar niet uitsluitend, herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten niet zijnde manifestaties in de zin van de Wet openbare manifestaties, feesten, muziekvoorstellingen, wedstrijden, straatfeesten, barbecues en vechtsportwedstrijden.”

In de definitie van evenement staat als toelichting opgenomen een “voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.” Daarbij is volgens de uitleg bij de noodverordening aangesloten bij het model van de Algemene Plaatselijke Verordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. In artikel 2:24 van dit model staat:

“In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:”

Een uitleg wat een “voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak” is, is op grond van de rechtspraak: “een activiteit die in beginsel voor eenieder toegankelijk is, eventueel geregeld door bijvoorbeeld kaartverkoop.” “Voor publiek toegankelijk” geeft een mate van openbaarheid aan. Iedereen mag - al dan niet na de koop van een kaartje - meedoen. Bijvoorbeeld voetbalwedstrijden of concerten. Dit in tegenstelling tot een besloten activiteit, waarbij de organisator bepaalt wie wel en wie niet mag komen. Bijvoorbeeld een besloten bedrijfsfeest wat alleen toegankelijk is voor personeel.

Deze uitleg sluit ook aan bij de toelichting van de noodmaatregel en bij wat de regering zelf zegt op haar website www.Rijksoverheid.nl, waarin wordt uitgelegd:

“Ook samenkomsten buiten de publieke ruimte vallen onder dit artikel. Zo kan worden opgetreden tegen bijvoorbeeld ‘coronafeestjes’ in studentenhuizen, garages, loodsen en dergelijke.”

Een besloten feest in een huis, garage of loods wordt hier dus als een samenkomst gezien, en niet als een evenement.

De (sub)conclusie op dit moment is dan ook, dat het nu simpelweg verboden is om samenkomsten te hebben tot in ieder geval 28 april 2020, en dat alle evenementen met een vergunnings- en meldplicht, ook met minder dan 100 personen, tot 1 juni 2020 verboden zijn.

Samenkomsten & Evenementen periode tot 28 april/1 juni:

Als een evenement of samenkomst binnen deze periode plaats vindt, zal voor iedereen duidelijk zijn dat dit niet mag, en dat een evenement of samenkomst moet worden geannuleerd of verplaatst. Een organisator kan dus op die specifieke datum zijn afspraken niet nakomen. Afhankelijk van eventuele uitsluitingsclausules in de overeenkomst is een organisator in dat geval in principe gehouden de schade aan de contractspartijen te vergoeden, als gevolg van het niet kunnen nakomen van de overeenkomst (lees: het niet laten doorgaan van de activiteit). Dit zou anders zijn wanneer een beroep kan worden gedaan op overmacht (artikel 6:75 BW).

Overmacht: 

De vraag is of een organisator zich kan beroepen op het feit, dat de tekortkoming de organisator niet kan worden toegerekend, omdat dit het gevolg is van de door de overheid plotseling ingestelde maatregelen en er dus sprake is van overmacht. Immers, wie wist als leek eind 2019, of zelfs begin 2020, dat het coronavirus deze enorme impact op de maatschappij zou hebben?

Hoewel overmacht (in sommige overeenkomsten ook ‘Force Majeur’ genoemd) in de wet is geregeld in artikel 6:75 BW e.v., is het eerst van belang wat contractueel (in de overeenkomst en algemene voorwaarden) is afgesproken ten aanzien van overmacht en de gevolgen hiervan. In het geval van een evenement, is het bijvoorbeeld van belang of het mogelijk is het evenement te verplaatsen en op een later tijdstip alsnog de afspraken na te komen. Wanneer dat kan, kan een organisator geen beroep doen op overmacht.

De gevolgen van overmacht zijn in principe dat de organisator niet gedwongen kan worden tot nakoming van de afspraken. De leverancier, opdrachtgever, opdrachtnemer, deelnemer, sponsor of bezoeker heeft geen recht heeft op schadevergoeding, maar de leverancier, opdrachtgever, opdrachtnemer, deelnemer, sponsor of bezoeker kan de overeenkomst wel ontbinden. Door die ontbinding zijn beide partijen in beginsel gehouden de reeds ingetreden gevolgen van de overeenkomst ongedaan te maken. Simpel gezegd, betekent dit dat bijvoorbeeld een organisator van een evenement in de meeste gevallen de door de deelnemer, sponsor of bezoeker betaalde bedragen moet terugbetalen. Maar ook bij leveranciers, opdrachtgever of opdrachtnemers kan dit leiden tot het ongedaan maken van hetgeen al is geleverd of betaald. Dit alles is ook weer afhankelijk van wat vooraf is afgesproken in de overeenkomsten en eventueel algemene voorwaarden. Daarom is het belangrijk om nu te controleren wat er is overeengekomen met diverse partijen.

Let op: als u overeenkomsten aangaat (bijvoorbeeld verkoop tickets), terwijl de kans aanzienlijk is dat uw evenement niet kan doorgaan, dan is de kans groot dat u zich niet kunt beroepen op overmacht. Men had het mogelijke probleem dan immers kunnen voorzien.

Verplaatsing datum evenement:

De vraag of de organisator de mogelijkheid heeft het evenement te verplaatsen, is van meerdere zaken afhankelijk, zoals het soort evenement (of samenkomst) en de inhoud van de overeenkomsten (incl. algemene voorwaarden) met derden waaronder leveranciers,  opdrachtgever, opdrachtnemer, sponsoren, bezoekers of deelnemers. De vraag is of de organisator nog kan nakomen en of de verplaatsing redelijk is (tijd, locatie etc..). Een organisator kan de overeenkomst niet zomaar zelf wijzigen, wanneer hierover niets is afgesproken. Bij activiteiten die heel erg afhankelijk zijn van het weer, is vaak vooraf logischerwijs helder dat wanneer het weer niet voldoende gunstig is, de activiteit wordt verplaatst. Denk bijvoorbeeld aan een luchtballonvaart. In veel situaties zijn er dus mogelijkheden om in overleg de datum van het evenement (en daarmee de overeenkomst) te wijzigen. Let wel, u kunt het evenement niet ‘aanhouden’, in die zin dat u aangeeft dat het evenement op een later te bepalen moment alsnog plaatsvindt, maar het niet duidelijk is wanneer dat dan is.

Periode na 28 april/1 juni 2020:

Hierdoor ontstaat dus de meest actuele vraag van dit moment. Wat nu als een evenement in de eerste maanden na 28 april 2020/1 juni 2020 pas plaats vindt, maar er op dit moment voorbereidingen plaats vinden en sommige contracten al zijn gesloten of nog moeten worden gesloten? Hoe moet daarmee worden omgaan? Daarvoor is het volgende van belang.

Het is op dit moment nog steeds onduidelijk wat de regels zullen zijn na 28 april/1 juni 2020, maar wij mogen ervan uitgaan dat het niet ‘Business as usual’ zal zijn, en dat er beperkingen zullen blijven gelden voor samenkomsten of evenementen waar meerdere mensen dicht bij elkaar aanwezig zullen zijn. Er is immers al aangekondigd door de Nederlandse regering dat rekening moeten worden gehouden met een (tijdelijke) “1,5 meter afstand maatschappij”. Een organisator zal dus moeten denken in scenario’s. Of het gaat door, of niet of beperkt, of het moet worden verplaatst etc.. Het is dus van belang om allereerst al voorafgaand goed te controleren wat de afspraken zijn, en ook goede afspraken te maken met de partijen die betrokken zijn bij het evenement. De organisator wil voorkomen dat hij/zij als enige het risico draagt van het wel of niet doorgaan van het evenement bij nadere corona maatregelen, die nu dus nog onbekend zijn.

Wijzigen bestaande overeenkomsten:

Mochten er al overeenkomsten gesloten zijn en is overmacht straks een probleem, indien het evenement niet doorgaat en wilt u eigenlijk ook (nog) niet opzeggen of ontbinden, omdat er zoveel onduidelijkheid is, dan kunt u proberen het contract “open te breken” en sommige risico’s opnieuw te bespreken.

De wet geeft in artikel 6:258 BW namelijk een mogelijkheid om de rechter te laten ingrijpen in de gevolgen van een overeenkomst, door deze te wijzigen of te ontbinden wegens onvoorziene omstandigheden. Onder onvoorziene omstandigheden worden omstandigheden verstaan die zich na het sluiten van de overeenkomst hebben voorgedaan en die partijen niet (uitdrukkelijk of stilzwijgend) in een overeenkomst hebben verdisconteerd. De omstandigheden moeten zodanig zijn dat van een partij niet kan worden verwacht dat de overeenkomst hetzelfde zal blijven. In de parlementaire geschiedenis is in dit verband wel opgemerkt dat aan dit vereiste niet spoedig zal zijn voldaan, aangezien redelijkheid en billijkheid in de eerste plaats trouw aan het gegeven woord verlangen, en een afwijking daarvan slechts bij hoge uitzondering toelaten. De rechter zal het artikel dan ook met terughoudendheid moeten hanteren. Er is nu nog geen rechtspraak over de bijzondere situatie waarin wij nu verkeren, maar ik ben van mening dat juist deze coronacrisis wel een reden is voor toepassing van artikel 6:258 BW, door het ontwrichtende karakter op de maatschappij en de dwingende overheidsmaatregelen waaraan wij niet kunnen ontsnappen.

Concreet stappenplan voor de periode na 28 april/1 juni:

Check alle op dit moment bestaande overeenkomsten en algemene voorwaarden, en maak een overzicht per contractspartij. Wat is er opgenomen over:

  • verplaatsing datum evenement;
  • ontbinding en opzegging (of annulering);
  • overmacht;
  • risicoverdeling, en
  • hoe verhouden deze overeenkomsten zich ten opzichte van uw organisator/opdrachtnemer/opdrachtgever. De vraag is of u nog kunt nakomen?
  • Check de bestaande verzekeringspolissen (en eventueel de verzekeringspolissen van uw opdrachtgever of opdrachtnemer), en controleer of eventuele schade als gevolg van een epidemie/pandemie/coronavirus onder de verzekering valt. (*de organisatie van Wimbledon had dit vooraf goed geregeld, en kan nu een groot deel van haar schade claimen bij de verzekeraar).
  • Bij bestaande overeenkomsten. Bespreek met de andere partij welke punten in de overeenkomst u wilt aanpassen om het risico te spreiden/te verdelen.
  • Bij nieuwe overeenkomsten.  Maak deze ‘corona-proof’, en bepaal wat u in de overeenkomst wenst af te spreken over:
  • verplaatsing;
  • ontbinding en opzegging (of annulering);
  • overmacht en;
  • risicoverdeling wanneer het evenement niet door kan gaan of verplaatst moet worden.

Zorg dat de bovenstaande punten op een goede manier worden overeengekomen en zorg dat de algemene voorwaarden tijdig toepasselijk worden verklaard en ter hand worden gesteld. Neem dus in de overeenkomst op dat u altijd direct mag opzeggen, zonder een schadevergoeding verschuldigd te zijn, indien het niet mogelijk is/de kans zeer groot is dat het evenement geen doorgang kan vinden op de geplande datum wegens een epidemie/pandemie/coronavirus, onder terugbetaling van de aankoopsom (deelnemers/consumenten), dan wel (in contract met uw opdrachtgever of leveranciers) dat u recht heeft op vergoeding van de gemaakte kosten/reeds betaalde bedragen. Wij helpen u graag met de juiste formulering voor iedere rechtsverhouding. 

Contact:

Als organisator van een evenement, komt u dus in een behoorlijk complexe situatie terecht. Met onze contract specialisten zorgen wij ervoor dat uw organisatie de juiste keuzes maakt, en zo goed mogelijk uit deze crisis komt. Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft of ondersteuning wenst.

 

Mw. mr. Gemmy Van der Valk – van den Bosch  en/of mr. Remco Wortel